Consejos para conseguir reuniones eficaces y productivas

Las reuniones son un acto necesario para la organización de cualquier compañía. Resultan muy útiles para avanzar en proyectos comunes, optimizar los procesos de trabajo, tomar decisiones conjuntas o resolver problemas, pero a menudo resultan ineficaces y poco productivas. Una reunión mal planificada y planteada supone una pérdida de tiempo y constituye una fuente de irritación para los asistentes. Por ello, prepararlas y organizarlas es clave para que aporten valor y sirvan para alcanzar los resultados esperados.

Lo primero que hay que tener presente es que asistir a una reunión nunca debe ser un objetivo en sí mismo. Estos encuentros se planifican para solucionar cuestiones que, de otra forma, sería imposible o más costoso resolver. Hay que tener en cuenta, además, que en el transcurso de la reunión los asistentes no pueden hacer frente a su carga de trabajo habitual, lo que hace necesario encuentros eficientes.

Una vez que hemos determinado que es imprescindible mantener la reunión debemos definir el objetivo de la misma, los temas a tratar, el tiempo que se le va a dedicar a cada uno de los puntos, y las personas que van a estar convocadas, que deberían ser las mínimas posibles para sacar adelante las cuestiones planteadas. No hace falta convocar a todas las personas que consideramos pueden estar relacionadas con el tema de la reunión en cuestión. ¿Cuántas veces hemos asistido a reuniones absolutamente innecesarias? Cada uno de los asistentes debería intervenir en algún punto de la reunión. Ir “de oyente” o llevar a más de una persona para un mismo punto no resulta efectivo.

Hay que fijar un lugar, día y una hora de reunión, y comunicárselo a los profesionales con al menos una semana de antelación. A ser posible, se revisarán previamente las agendas de cada uno de ellos para confirmar que, efectivamente, todos pueden acudir a la cita. Para ello podemos ayudarnos de herramientas como Doodle, Google Calendar, Microsoft Outlook, ScheduleOne, TimeBridge o Pleft.

En la citación, ya se debe incluir el propósito de la reunión y los temas a tratar, al tiempo que se adjuntarán los documentos necesarios para que todos los asistentes a la cita estén perfectamente informados y tengan tiempo para prepararse la reunión, fundamental para poder realizar aportaciones de valor. Existen hoy en día numerosas herramientas en la nube que pueden ayudar en esta tarea, como Google Docs, Dropbox, Google Drive, Evernote o iCloud.

La gestión del tiempo también resulta muy importante. Es necesario que todos los asistentes lleguen a la hora citada, para que la reunión no comience con un ambiente tenso entre los convocados. Asimismo, todos los equipos técnicos y los recursos materiales que vayamos a utilizar tienen que estar dispuestos en el momento de comenzar el encuentro.

La reunión debe ser dinámica y no debería durar más de una hora, o a lo sumo hora y media. Todo lo que sobrepase este tiempo puede suponer la dispersión de la atención de los asistentes y una menor aportación de los mismos. Del mismo modo, es altamente recomendable establecer un pequeño break de 5 minutos cumplida la primera hora de reunión.

Para lograr que se cumplan los plazos de tiempo marcados es necesaria la figura de un moderador, que será el encargado de definir la intervención de cada asistente, así como de velar por el respeto de los turnos de palabra, y comprobar que cada aportación se encamina hacia conclusiones válidas orientadas al objetivo propuesto. La misión del moderador es, pues, clarificar, controlar, dinamizar y establecer un clima adecuado y distendido en la reunión. Por su parte, los participantes en la misma deben tener en cuenta que mostrar respeto por las opiniones de los demás propiciará una mayor participación y riqueza de aportaciones en el grupo.

Otra figura imprescindible en la reunión es el de la persona encargada de redactar un acta que debería recoger el número de personas asistentes, las argumentaciones más destacadas, las decisiones aprobadas y los compromisos o tareas pendientes, especificando siempre quién se encarga de cada una de ellas y el tiempo estimado para realizarla. Una vez termine la reunión, este acta debe ser enviada a cada uno de los asistentes a la misma. Y, en caso necesario, se llevará a cabo un seguimiento para confirmar el cumplimiento de las tareas y los plazos plasmados en el acta.

Por último, no hay que olvidar que hay que intentar ser realistas con el número de objetivos en los que se centra la reunión. En ocasiones, en vez de intentar abarcar demasiados propósitos, resulta más conveniente ser comedidos en su alcance para alcanzar así la máxima efectividad y productividad.

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2 thoughts on “Consejos para conseguir reuniones eficaces y productivas

  1. Hugo Eirabella

    Muchas gracias por la explicación. La verdad es que muchas veces las reuniones acaban siendo verdaderos ladrones de tiempo. El no tener objetivos claros que queremos conseguir, ni un organigrama produce que muchas veces salgamos más perdidos de una reunión de como estábamos antes de entrar. Mi truco personal cuando organizo reuniones es enviar los documentos que vamos a tratar a mis compañeros, para que todos tengamos claro de qué vamos a tratar y qué puede aportar cada uno. En internet he encontrado este post sobre reuniones eficaces que creo que puede ampliar un poco más tu información y ayudarnos a todos a organizar mejores reuniones, solo cuando sean verdaderamente necesarias

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    1. NetPartner

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      Hola Hugo,

      Gracias a ti por tus comentarios y aportaciones.

      Saludos!

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